Gdy firma się rozwija brakuje czasu na dostarczanie faktur do klientów drogą pocztową czy umawianie się na spotkanie, by przekazać je osobiście. Takie sposoby bywają kłopotliwe, kosztowne i czasochłonne. Jest jednak prosty sposób aby tego uniknąć a jest nim wystawianie faktur elektronicznie i wysyłanie ich e-mailem do dedykowanych kontrahentów.
Co potrzebuję żeby wystawiać faktury elektroniczne?
Do wystawiania faktur w formie elektronicznej na pewno konieczny będzie zakup dobrego programu do fakturowania. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań. Należy jednak zwrócić uwagę na funkcjonalności. Dobry program do faktur jest przede wszystkim łatwy w obsłudze. Użytkownik powinien bez trudu opanować podstawowe funkcje w kilka dnia. Pomóc w tym może mu z pewnością przyjazny interfejs oprogramowania. Oprócz oczywistych funkcjonalności program taki powinien oczywiście umożliwiać wystawianie faktur. Dobrze gdyby był wyposażony również w możliwość generowanie innych dokumentów jak np. dowodów sprzedaży, cennika, ofert, zamówień, paragonów fiskalnych czy JPK. Zwracając uwagę na regulacje, które nakładają na przedsiębiorców obowiązek wysyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego, bardzo istotne jest, że program fakturujący był na bieżąco aktualizowany o zmieniające się przepisy. Czasem może zajść potrzeba wystawienia faktur w obcym języku, czy wybrania formy płatności innej niż PLN. Przydatny program do wystawiania faktur powinien dawać również takie możliwości. Dobre narzędzie to przede wszystkim wiele prostych w obsłudze funkcji i bardzo przydatnych w prowadzeniu własnego przedsiębiorstwa. Użytkownik dzięki programowi powinien oszczędzać swój i klienta czas. Potrzebna będzie do tego funkcja np. wysyłania faktur e-mailem. To bardzo dobre rozwiązanie szczególnie gdy nasz kontrahent znajduje się w dalekiej odległości od siedziby czy oddziału naszej firmy.
Jaki program do faktur będzie najlepszy?
Godnym do przetestowania programem fakturującym jest z pewnością oprogramowanie przygotowane przez firmę MEGA-TECH, czyli Faktura Small Business. To program do fakturowania dedykowany małemu i średniemu przedsiębiorcy. Gdy skala działalności jest większa i potrzeby jest magazyn, wówczas warto wypróbować drugi produkt firmy, a mianowicie Faktura Small Business Handel. To rozbudowa o magazyn wersja programu w stosunku do podstawowej. Oba programy wpisują się w potrzebę zaoszczędzenia czasu przedsiębiorcy jak i kontrahenta. Faktury wystawiane w programie można seryjnie drukować, importować do znanych programów księgowych, wystawiać w różnych formatach i przesyłać do klientów e-mailem. Korzystający z programu otrzymuje szereg raportów i analiz dotyczących swojej działalności. Na bieżąco jest w stanie kontrolować płatności i stany magazynowe. Wśród wystawianych dokumentów użytkownik wystawia dokumenty magazynowe takie jak PZ, PW, WZ, RW czy MM, jeżeli korzysta z rozbudowanej wersji programu. Dużym udogodnieniem jest również wystawianie faktur cyklicznych. To także wpływa na oszczędność czasu i pieniędzy. Na wyróżnienie zasługuje możliwość generowania dokumentów przez podmioty zwolnione z VAT. Dodatkowo jeżeli podatnik nie musiał opłacać VAT, ale z biegiem czasu stał się czynnym podatnikiem, to w programie może wystawiać faktury VAT bez problemu, wystarczy zmiana ustawień.
Jak widać funkcji dobrego programu do faktur jest wiele. Nie sposób również opisać wszystkie możliwości. Wysyłanie faktur e-mailem to tylko jedna z wielu funkcjonalności, jednak bardzo przydatna. Propozycje programów do faktur od MEGA-TECH są ciekawe i zyskały uznanie wsród użytkowników. Warto wiec samemu przetestować program i przekonać się jak będzie się sprawdzał w danej działalności.
