Przedsiębiorcy są zobowiązani do gromadzenia oraz przechowywania dokumentów księgowych. Tak określa ustawa o rachunkowości. Warto dokładnie zapoznać się z najważniejszymi, obowiązującymi przepisami i rozporządzeniami, by uniknąć kłopotów z prawem. O sposobie archiwizacji danych oraz najważniejszych terminach, o których trzeba pamiętać, porządkując dokumenty, piszemy w tym artykule.
Przechowywanie dokumentacji księgowej zgodnie z ustawą o rachunkowości
Najważniejszym dokumentem, który zobowiązuje firmy i jednostki do gromadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej, jest ustawa o rachunkowości, a dokładniej art. 4 ust. 3 pkt 6 oraz art. 10 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z zapisami każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte w firmie zasady – politykę rachunkowości, a szczególnie dotyczące:
- określenia tzw. roku obrotowego wraz z wchodzącymi w jego skład okresami sprawozdawczymi;
- ustalenia wyniku finansowego, metod wyceny aktywów i pasywów;
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych;
- systemów służących ochronie danych osobowych oraz ich zbiorów (dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, innych dokumentów).
Za formę i metody powyższych działań odpowiada kierownik, a zobowiązuje go do tego art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z kolei art. 13 ust. 1 tej ustawy określa zakres, jaki obejmują księgi rachunkowe, a są to: zbiory księgowe, zbiory obrotów (sumy zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia (obrotów, sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych), a także wykaz składników aktywów i pasywów.
Obecnie powszechne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych z wykorzystanie zasobów rachunkowości elektronicznej w postaci zorganizowanych zbiorów danych na osobnych komputerach. Może to być baza danych lub jej wyodrębnione części bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Niezbędne jest w tym przypadku, zgodnie z ustawą, posiadanie odpowiedniego oprogramowania pozwalającego na pozyskiwanie informacji.
Księgi rachunkowe – warunki archiwizacji
Księgi rachunkowe powinny być:
- trwale oznaczone pełną nazwą lub skrótem jednostki, której dotyczą;
- opisane nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej;
- sygnowane nazwą programu, który przetwarza tę dokumentację;
- uporządkowane według roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia;
- przechowywane w określonej kolejności ze szczególną starannością.
Warunki przechowywania dokumentacji księgowej
Informuje nas o nich rozdział 8 ustawy o rachunkowości zatytułowany: „Ochrona danych” oraz przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 Ordynacja podatkowa (DZ. U. z 2017 r. poz. 201 z późn. zmianami). Za dokumentację księgową uważane są księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentarza, sprawozdania finansowe czy dokumenty opisujące politykę rachunkowości. Dokumentacja musi być tak przechowywana, by zapobiec ewentualnym zmianom i rozpowszechnianiu jej przez osoby przypadkowe. Musi być także zabezpieczona przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Określa to art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
W przypadku dokumentacji w formie elektronicznej należy:
- Wykorzystywać odporne na różnorodne zagrożenia nośniki danych.
- Podejmować różnorodne środki ochrony zewnętrznej.
- Regularnie tworzyć kopie zapasowe zbiorów danych zapisanych na nośnikach elektronicznych. Trzeba zapewnić tzw. trwałość zapisu informacji dot. systemu rachunkowości przez cały okres określony ustawą, co do przechowywania ksiąg rachunkowych.
- Zapewnić ochronę programów komputerowych oraz danych w systemie przed dostępem i zniszczeniem, stosując różne rozwiązania programowe i organizacyjne.
Terminy przechowywania dokumentacji określa art. 74 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Oblicza się je od początku roku następującego po roku obrotowym. Po przygotowaniu i zatwierdzeniu sprawozdań finansowych należy dokumentację zasad, rachunki księgowe i sprawozdania przechowywać w oryginalnej postaci. Trzeba ustalić porządek przechowywania, ale z uwzględnieniem podziałów na okresy sprawozdawcze. Roczne zbiory dowodów księgowych oraz dokumentacji inwentaryzacyjnych powinny być oznaczone ich nazwą, rodzajem oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych elektronicznie należy wziąć pod uwagę, że system ochrony zbiorów danych może nie zapewnić możliwości odczytu zapisów przez wymagany ustawą okres. Trzeba więc z odpowiednim wyprzedzeniem zabezpieczyć dane przed ich utratą.
Terminy archiwizacji dokumentów księgowych
Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej zgłoszonej w Dzienniku Ustaw z 2017 roku – pozycja 201 ze zmianami, podatnik ma obowiązek takiego prowadzenia ksiąg podatkowych, by móc je przechowywać, podobnie jak związaną z nimi dokumentację. Czyni tak do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kiedy ustawy podatkowe stanowią inaczej, warto skorzystać z pomocy pracownika np. biura rachunkowego Warszawa, który doradzi najkorzystniejsze rozwiązania. Przedawnienie podatkowe mija wraz z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego. Mówi o tym art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Jeśli termin płatność podatku dochodowego przypada w kolejnym roku, okres przechowania także wydłuża się o rok. Należy też zwrócić uwagę na dowody, na podstawie których ustalono wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialne i prawne.
Czas przechowywania dokumentacji pracowników
Pracodawcy są zobowiązani do przechowania listy płac, karty wynagrodzeń oraz innych dokumentów określonych np. w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 887 z późn. zm.). Pracodawca musi przechowywać dokumenty przez 50 lat od dnia zakończenia przez osobę ubezpieczoną pracy. Artykuł 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 2012 r. z kolei mówi o tym, że płatnik ma obowiązek przechowywać przez 5 lat kopie deklaracji rozliczeniowych, miesięcznych raportów imiennych oraz innych dokumentów korygujących. Jeśli dokumentacja ta została dostarczona do ZUS-u przed dniem 1 stycznia 2012 roku, to płatnik powinien przechowywać ją przez 10 lat.
Co dalej z dokumentacją?
- Po upływie terminu przechowywania dokumentacji kierownik jednostki może zdecydować o jej likwidacji. Ustala także sposób jej zniszczenia. Kierownik ponosi odpowiedzialność za nadzór nad dokumentacją księgową. W przypadku likwidacji dokumentów warto sporządzić protokół, by wykazać, jakie dokumenty zostały zniszczone. W protokole powinny zostać uwzględnione osoby odpowiedzialne za likwidację.
- W przypadku jednostek księgowych, które zakończyły swoją działalność przed upływem terminu wymaganego ustawowo, art.76 ust. 1 uchwały o rachunkowości jasno określa, że dokumentacja musi być przechowywana przez wskazaną jednostkę lub osobę.
- Jeśli następuje połączenie jednostek lub przekształcenie się formy prawnej jednostki, to dokumentację obowiązkowo przechowuje ta jednostka, która kontynuuje pracę. O takiej sytuacji jest powiadamiany sąd albo inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów księgowych
O dokumentację księgową trzeba dbać i ją skutecznie zabezpieczyć. Nie można pójść na kompromisy, ale trzeba szukać optymalnych rozwiązań dla swojej firmy czy jednostki. Niedotrzymanie terminów grozi poważnymi konsekwencjami. Mówi o tym art. 5 ust. 4 Uchwały o rachunkowości. Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji powinno być tak zorganizowane, aby w czasie kontroli skarbowej, kontroler miał łatwy dostęp do niej. Jeśli dokumenty księgowe będzie archiwizować wynajęte biuro rachunkowe, to należy tę informację zgłosić do miejscowego US w terminie 15 dni od dnia wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi. W razie wątpliwości dotyczących gromadzenia danych, przechowywania ich oraz terminów przechowywania, koniecznie zwróć się do zaufanego biura rachunkowego oferującego doradztwo prawne, które będzie stanowić cenne wsparcie w tym zakresie.
