Procesy biznesowe są obecne w każdej firmie, bez względu na jej branżę oraz skalę działalności. Aby usprawnić funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa konieczne jest zidentyfikowanie poszczególnych procesów, analiza ich przebiegu, dokonanie pomiaru czynności, określenie początku i końca obsługi każdego z nich oraz zdefiniowanie celów, jakim mają one służyć. Bardzo przydatnym rozwiązaniem, które znacznie ułatwia zarządzanie procesami zachodzącymi w firmie jest automatyzacja procesów biznesowych.
Proces biznesowy – czym jest i jaką pełni rolę?
Pod pojęciem procesu biznesowego, określanego także mianem metody biznesowej, kryje się seria powiązanych ze sobą działań lub zadań, które mają na celu rozwiązanie określonego problemu lub prowadzą do osiągnięcia konkretnego rezultatu. Proces biznesowy bardzo często opisywany, ilustrowany jest schematem blokowym. Jego przebieg i założenia wynikają zazwyczaj z potrzeb klientów, do których zaspokojenia dąży przedsiębiorstwo, jego struktury organizacyjnej, polityki, procedur oraz obowiązujących przepisów i regulacji prawnych. Procesy biznesowe są obecne w każdym przedsiębiorstwie, gdyż są niezbędne do jego prawidłowego funkcjonowania i realizacji założonych celów biznesowych. Stanowią bowiem swoistą drogą, która ma zaprowadzić firmę z punktu A do punktu B. Punkt A jest tu pomysłem, a punkt B efektem jego realizacji.
Procesy biznesowe w firmie dzieli się zasadniczo na dwie grupy. Pierwszą z nich stanowią tzw. procesy kluczowe (core’owe), których obecność jest niezbędna dla funkcjonowania firmy. Należą do nich wszystkie działania związane z zewnętrznymi aspektami zarządzania przedsiębiorstwem, w tym np. obsługą klienta. Drugą grupą procesów biznesowych są natomiast procesy wspierające (back-office), czyli takie, których celem jest wspomaganie firmy oraz jej pracowników od wewnątrz. Należy do nich obsługa takich czynności, jak m. in. zarządzanie delegacjami, wnioskami urlopowymi oraz wieloma innymi procedurami wewnętrznymi. Podział procesów biznesowych na kluczowe i wspierające jest jednak bardzo płynny i ściśle uzależniony od specyfiki konkretnego biznesu.
Automatyzacja procesów biznesowych jako wsparcie w zarządzaniu procesami
Procesy biznesowe występują w każdej firmie, bez względu na skalę jej działalności oraz obsługiwaną branżę. Są obecne zarówno w małych przedsiębiorstwach, jak i dużych, globalnych firmach. Aby firmy mogły prawidłowo funkcjonować oraz wychodzić naprzeciw potrzebom i oczekiwaniom klientów, niezbędne jest sprawne zarządzanie wszystkimi zachodzącymi w nich procesami biznesowymi. Powinno być ono realizowane w taki sposób, aby możliwe było utrzymanie optymalnych kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa przy zwiększonej efektywności jego pracy.
W realizacji tego celu bardzo pomocna jest automatyzacja procesów biznesowych. Pod pojęciem tym kryje się szereg działań podejmowanych w celu zastąpienia, ulepszenia lub przyspieszenia pracy tradycyjnie realizowanej przez człowieka. W tym celu wykorzystywane są nowoczesne systemy informatyczne klasy BPA, które pozwalają na wprowadzenie całkowitej lub częściowej automatyzacji procesów zachodzących w firmie. Podlegać jej mogą zarówno rutynowe czynności, jak i okazjonalnie realizowane zadania.
Nowoczesna automatyzacja procesów biznesowych jest uniwersalnym rozwiązaniem, które – przy zastosowaniu odpowiednio zaawansowanych systemów – może zostać idealnie dostosowane do potrzeb każdego przedsiębiorstwa. Pozwalają na to innowacyjne platformy low-code/no-code, dzięki którym automatyzację mogą przeprowadzać także użytkownicy nieposiadający umiejętności programistycznych. Rozwiązania tego typu pozwalają im na proaktywne uczestniczenie w procesie tworzenia aplikacji biznesowych oraz usprawnienie komunikacji między działem IT a samym biznesem.
Automatyzacja procesów biznesowych przynosi firmom liczne, wymierne korzyści, które doceni każde przedsiębiorstwo ukierunkowane na systematyczne rozwijanie swojej działalności oraz zyskiwanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych możliwe jest bowiem podniesienie efektywności działań realizowanych przez pracowników, zaoszczędzenie czasu i pieniędzy oraz skierowanie uwagi pracowników na te czynności, których realizacja wymaga specjalistycznej wiedzy, umiejętności oraz doświadczenia. Ich praca oraz, co za tym idzie, funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa stają się w efekcie wydajniejsze oraz bardziej ukierunkowane na sprzedaż i realizację celów biznesowych.
