Prowadzenie firmy to cała masa obowiązków oraz aspektów, do których musimy przykładać większą uwagę. Jedną z nich jest decyzja między tradycyjnym a elektronicznym obiegiem dokumentów w firmie. Jak wiadomo, zależy ona od wielu czynników, w tym od specyfiki działalności firmy, preferencji pracowników, dostępnych zasobów technologicznych oraz wymagań prawnych. Poniżej dowiecie się, które rozwiązanie może być lepsze w waszej sytuacji.
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie – Zalety i wady
Jak wiadomo, każde rozwiązanie ma swoje plusy oraz minusy. W przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów w firmie nie mogło być inaczej. Do korzyści tego rozwiązania należy oczywiście fakt, że niektóre przedsiębiorstwa uważają, że papierowe dokumenty są bezpieczniejsze. Wszystko dlatego, że są mniej narażone na ataki cybernetyczne. Ponadto w niektórych branżach istnieją przepisy, które wymagają przechowywania dokumentów w formie papierowej.
Niektórzy pracownicy mogą preferować tradycyjne metody pracy i czuć się bardziej komfortowo przy korzystaniu z papierowych dokumentów. W przypadku cyfrowych nieznajomość konkretnego programu może je uszkodzić. Wadami tego rozwiązania jest fakt, że przechowywanie fizycznych dokumentów może generować dodatkowe koszty. Wśród nich wymienia się koszty druku, przechowywania i transportu. Ponadto fizyczne przestrzenie do przechowywania dokumentów mogą być ograniczone.
Jeśli postawicie na fizyczne przechowywanie dokumentów, to warto zdecydować się na sejf. Dzięki niemu nikt niepożądany nie dostanie się do zawartości. Warto korzystać z sejfów, które są jednocześnie odporne na żywioły, takie jak ogień. Jak każde rozwiązanie, przechowywanie dokumentów w sejfie również ma swoje minusy. Istnieje ryzyko zablokowania zamka, lub innej usterki, która utrudni dostanie się do środka nie tylko ewentualnym włamywaczom, ale również właścicielom dokumentów. W takiej sytuacji można jednak skorzystać z usługi, jaką jest awaryjne otwieranie sejfu. Dzięki niej pozbędzie się tego problemu szybko, bez uszkadzania zamka.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – Plusy i minusy
Czas na wzięcie pod uwagę drugiej propozycji obiegu dokumentów w firmie. Jakie są jej korzyści? Faktem jest, że elektroniczny obieg może przyspieszyć procesy biznesowe poprzez automatyzację. Mamy tu na myśli umożliwienie szybszego przetwarzania dokumentów, jak i reakcji na zapytania klientów. Eliminacja potrzeby druku, przechowywania i transportu dokumentów papierowych może przynieść znaczne oszczędności kosztów.
Dzięki temu nasza firma może uchodzić za bardziej ekologiczną, co polepszy nasz wizerunek w oczach klientów, przyszłych pracowników oraz sponsorów. Warto mieć również na uwadze, że dostęp do dokumentów elektronicznych można uzyskać z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu. Do istotnych minusów należy ryzyko naruszenia danych i cyberataków, które mogą zagrozić bezpieczeństwu dokumentów elektronicznych.
Według nas najważniejsze dokumenty powinny być przechowywane zarówno fizycznie, jak i elektronicznie. W ten sposób ani kradzież, ani ataki hakerskie nie sprawią, że nie będziemy ich posiadać. Jest to dodatkowe zabezpieczenie, jednak wyłącznie wtedy, gdy odpowiednio je przechowujemy. Zainstalujcie odpowiednie chroniące oprogramowania oraz zdecydujcie się na dobrej jakości kasę pancerną (sejf).