W 2022 przedsiębiorcy w Polsce zyskali możliwość korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), inicjatywy Ministerstwa Finansów mającej na celu usprawnienie procesu fakturowania w obrocie gospodarczym. Kiedy zaczynię obowiązywać polskich przedsiębiorców?
Co to jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur stanowi przełomowe narzędzie w zarządzaniu dokumentacją finansową. Ustanowiony przez Ministerstwo Finansów system teleinformatyczny ułatwia przedsiębiorcom proces fakturowania, oferując możliwość wystawienia faktury oraz jej bezpiecznego przechowywania. Przedsiębiorcy mogą korzystać z tego systemu, aby wystawiać faktury ustrukturyzowane, które są kompatybilne z formatem elektronicznym, ułatwiającym automatyczną obróbkę danych.
Dzięki elektronicznemu charakterowi, e-faktura przesyłana jest natychmiastowo do nabywcy, co znacząco przyspiesza proces rozliczeniowy i może wpłynąć na poprawę płynności finansowej podatnika. Korzyści związane z korzystaniem z systemu to nie tylko oszczędność czasu, ale również redukcja kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów papierowych.
Od kiedy wchodzi obowiązek KSeF?
Z punktu widzenia legislacyjnego, rozwiązanie to, wprowadzone jako dobrowolny wybór na początku 2022 roku, przekształci się w obligatoryjny element funkcjonowania firm w Polsce, zgodnie z wyznaczonym terminem w połowie 2024 roku. Od 1 lipca 2024 roku korzystanie z systemu będzie obowiązkowy dla szerokiego spektrum przedsiębiorców, co ma wyraźny wpływ na zarządzanie finanse przedsiębiorstw oraz ich zobowiązania podatkowy.
Wdrożenie obligatoryjnego korzystania z systemu ma na celu ujednolicenie procesu przechowywania faktur oraz ich przekazywania. Wymóg ten ma również wpłynąć na zmniejszenie ryzyka występowania błędów i nieścisłości, co przekłada się na poprawę efektywności zarówno dla instytucji nadzorujących, jak i dla samych firm. Przez okres przejściowy, który trwa do wyznaczonej daty, firmy mają możliwość dostosowania swoich wewnętrznych procedur oraz systemów informatycznych do nowych wymogów.
Kto musi z niego musiał korzystać? Wśród tych, którzy będą musieli korzystać z systemu, znajdują się zarówno przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, jak i ci, którzy korzystają ze zwolnienia z tego podatku. Również podmioty stosujące procedurę unijną OSS z polskim identyfikatorem NIP znajdą się w gronie użytkowników. Faktura ustrukturyzowana stanie się standardem, który pozwoli na automatyzację procesów związanych z obrotem towarów i usług, ułatwiając tym samym zarówno fakturować, jak i odbierać dokumenty księgowe.
Jak wystawiać e-fakturę?
Wystawianie faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 września 2023 r. wymaga zastosowania struktury FA(2) dla wszystkich faktur ustrukturyzowanych. Aby ułatwić proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Ministerstwo Finansów udostępniło kilka narzędzi. Podatnicy mogą korzystać z komercyjnych rozwiązań, takich jak program finansowo-księgowy, czy program do e-faktur, które umożliwiają bezpośrednie przesyłanie faktur do KSeF za pomocą API.
Dodatkowo, Ministerstwo udostępniło bezpłatne narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF, umożliwiająca zarządzanie uprawnieniami, wystawianie, odbieranie e-faktur, podgląd efaktur, weryfikację statusu wysyłki i pobieranie UPO KSeF. Aktualizowana e-mikrofirma umożliwia także powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT. Planowane jest również wprowadzenie aplikacji mobilnej, co pozwoli na wygodne wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie ich w czasie rzeczywistym i zarządzanie nimi z dowolnego miejsca. Te innowacyjne narzędzia mają na celu usprawnienie procesu fakturowania i dostosowanie go do nowych wymagań regulacyjnych.
