Jeszcze do lat międzywojennych miejskie hotele wznoszono z myślą, niemalże wyłącznie o samym pobycie gości w mieście – akomodacja, czyli zapewnienie dachu nad głową były główną funkcją hotelarstwa. Tylko pielęgnowane od XIX wieku hotele kuracyjne stanowiły wyraźny dowód na to, iż z ową podstawową cechą hotelu miejskiego można połączyć inne funkcje dodatkowe, zmienić profil obiektu lub wyjść naprzeciw potrzebom klientów i w ten sposób przyciągnąć ich do siebie. Dlatego też, nie dziwmy się iż stare, przepełnione duchem historii nobliwe hotele w polskich miastach, nie zawsze spełniają warunki do organizacji konferencji lub eventu biznesowego. Spójrzmy chociażby na stare hotele w Poznaniu lub Wrocławiu, wciśnięte między kamienice, jeszcze z zabudowy XIX-wiecznej, które aczkolwiek niepozbawione swoistego uroku, nie posiadają ani odpowiedniej infrastruktury, ani nawet sal, które mogłyby stać się miejscem komfortowego panelu dyskusyjnego.
Organizacja konferencji w hotelu biznesowym
Dziś szczęśliwie nowoczesne hotelarstwo potrafi dostrzec i rozpoznać potrzeby klientów, tworząc tym samym nie tylko podstawy do obsługi „bed and breakfast”. Dobrym przykładem jest tu typ hotelu typu biznesowego lub – uściślając – konferencyjnego. By obiekt można było uznać za takowy, musi on spełniać kilka – często także nieformalnych – wymogów.
Tak więc, pierwszą fundamentalną sprawą jest połączenie funkcji noclegowej z funkcją organizacyjną. Z pierwszą, jak wiadomo, większość hoteli nie ma problemu, natomiast gorzej jest z realizacją drugiej, ponieważ nie wszystkie hotele w Poznaniu posiadają salę, na której można przeprowadzić wykład, umiejscowić główną część konferencji lub choćby zdalny panel dyskusyjny. Praktyczna jest sala na planie kwadratu lub prostokąta, w której umieścić można podium dla prowadzącego konferencję i prelegenta oraz wydzielić większą cześć dla widowni i słuchaczy. Jakkolwiek dawne, klasyczne rozwiązanie (jeszcze z czasów antycznych teatrów greckich), polegające na półokrągłych, schodkowo schodzących w kierunku sceny sektorach widowni jest najbardziej komfortowe dla uczestników, to zauważmy, iż zwykła sala (o odpowiednich rozmiarach) także świetnie spełni swą rolę.
W trakcie konferencji ważna bowiem będzie infrastruktura, która zapewni sprawna obsługę samego wydarzenia biznesowego. Niezbędne będzie więc stanowisko prowadzącego, podłączenie do sieci, oświetlenie. Równie ważny będzie dla uczestników bezproblemowy dostęp do sprzętu multimedialnego (tablice, projektory z podłączeniem do stanowiska prelegenta, dostęp do drukarki i ksero).
Jest jeszcze jeden istotny element organizacji konferencji, który traktowany jest dość prozaicznie, a wręcz ignorowany. Dokonując przeglądu potencjalnych obiektów hotelowych, takich jak hotele w Poznaniu, i wybierając lokalizację większego spotkania biznesowego, pomijamy bowiem sprawy takie jak: przerwy pomiędzy panelami, zaplecze kulinarne, skomunikowanie sali konferencyjnej z bezpośrednim wyjściem na zewnątrz budynku. Zwróćmy więc uwagę, czy w okolicach sali konferencyjnej jest spore lobby, ponieważ wielu uczestników w trakcie przerwy kawowej właśnie tam prowadzić będzie dalsze ożywione dyskusje. Spytajmy przedstawiciela hotelu, czy w owym foyer jest możliwość bezproblemowego ustawienia stołów i sprzętu cateringowego, zapewniającego przerwę kawową.
Wspomniany powyżej dostęp do ogrodów, terenów przed hotelem, także nie pozostaje bez znaczenia. Część uczestników konferencji będzie chciała z pewnością zaczerpnąć świeżego powietrza.
Sale konferencyjne w Poznaniu w HP Park Hotel
Wybierając jako miejsce naszej konferencji hotel w Poznaniu szybko dostrzeżemy, iż HP Hotel w Poznaniu precyzyjnie spełnia powyższe wymagania. Nie musimy się martwić o dobór wielkości sali do liczby naszych uczestników, ponieważ ośrodek hotelowy przy ulicy Arcybiskupa A. Baraniaka dysponuje kilkoma, zróżnicowanymi pod względem wielkości salami konferencyjnymi.
Jak przystało na nowoczesne sale konferencyjne w Poznaniu, wszystkie one wyposażone są w bezprzewodowy dostęp do Internetu, ekran i projektor oraz nagłośnienie wraz z mikrofonem. O komfort uczestników zadbano za pomocą klimatyzacji i zapewniających światło dzienne, ogromnych okien w każdej z sal, które w razie potrzeby można zaciemnić.
Co ciekawe, HP Park Poznań jako jedyny chyba hotel w Poznaniu może pochwalić się tak fenomenalną lokalizacją, bowiem budynek leży pośród malowniczej zieleni i bezpośrednio przy deptaku spacerowym nad Jeziorem Maltańskim. A do linii brzegowej jeziora, gdzie na ławkach można odpocząć po trudach spotkania konferencyjnego, prowadzą nas z budynku hotelowego szerokie schody.
