Każda firma wytwarza każdego dnia nowe dokumenty. Niektóre z nich mogą trafić do kosza bez żadnych obostrzeń, ale inne, zgodnie z przepisami prawa, będą wymagały przechowania na dłuższy czas.
Bezpieczne przechowywanie dokumentacji jest jednym z obowiązków należących do przedsiębiorcy. W zależności od typu dokumentów, czas przechowywania może wynosić od kilku do nawet kilkudziesięciu lat.
Przechowywanie dokumentacji księgowej
Według przepisów Ordynacji podatkowej przedsiębiorcy powinni przechowywać dokumenty takie jak księgi podatkowe czy rachunkowe oraz inne dokumenty księgowe jak faktury, ewidencje czy rejestry VAT przez okres minimum 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku.
Niektórzy przedsiębiorcy decydują się także na dłuższe przechowywanie tego typu dokumentów, które mogą przydać się w razie kontroli z urzędu skarbowego.
Przechowywanie dokumentacji ZUS
Przepisy zawarte w Ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych wskazują, że przedsiębiorca powinien także przez określony czas przechowywać dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe do ZUS.
W przypadku dokumentów przekazanych do ZUS po 1 stycznia 2012 roku jest to termin 5 lat, natomiast dla tych przekazanych do 31 grudnia 2011 roku – 10 lat.
Przechowywanie dokumentacji kadrowej
Dokumentacja kadrowa, zgodnie z Kodeksem pracy, powinna być przechowywana przez okres 10 lub 50 lat, licząc do dnia zakończenia pracy pracownika u danego przedsiębiorcy.
10-letni okres dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudniem 2018 roku okres ten może wynosić 10 lub 50 lat, do wyboru pracodawcy.
Jak wygodniej przechowywać dokumentację firmową?
Żeby dokumenty firmowe przechowywać prościej, warto wybrać segregatory czy klipsy archiwizacyjne. Artykuły te, w tym profesjonalne klipsy archiwizacyjne, można kupić obecnie w wielu sklepach.
Także firma może przekazywać dokumenty do archiwizacji zewnętrznym usługodawcom, którzy zajmą się wówczas jej prawidłowym przechowywaniem zgodnie z przepisami prawa.
