Każdy, kto prowadzi własną firmę, wie doskonale jak cenny jest czas. Każda stracona godzina to również stracone pieniądze. Tymczasem wiele czasu w prowadzeniu działalności zajmuje nam przygotowywanie i wysyłanie różnego rodzaju dokumentów: umów, faktur, sprawozdań czy rozliczeń. Nie dziwi więc fakt, że coraz więcej firm – zarówno tych niewielkich, jak i dużych – decyduje się na wdrożenie usprawnień, dzięki którym przesyłanie dokumentów różnego rodzaju jest znacznie szybsze i prostsze. Jednym z takich rozwiązań jest system EDI. Sprawdźmy czym jest i dlaczego warto z niego korzystać.
Czym jest EDI?
Mówiąc o korzyściach, jakie daje firmie korzystanie z systemu EDI, warto wyjaśnić czym właściwie on jest. EDI to nic innego jak skrót od angielskich słów Electronic Data Interchange, co oznacza po prostu elektroniczną wymianę danych. To technika, której zasada działania opiera się (w dużym uproszczeniu rzecz jasna) na tradycyjnej korespondencji e-mailowej. Główna różnica polega na tym, że w przypadku EDI komunikacja nie przebiega pomiędzy ludźmi, a pomiędzy systemami informatycznymi. Dzięki temu jest nie tylko sprawniejsza, ale również bezbłędna.
Istnieje międzynarodowy format komunikatów, które są wykorzystywane przez ten system. Dzięki temu, niezależnie od tego jakiego sprzętu i oprogramowania używa nadawca i odbiorca danych, są one zrozumiałe. System EDI wykorzystywany może być między innymi do fakturowania elektronicznego, składania zamówień, korygowania faktur oraz w komunikacji wewnątrz firmy.
Elektroniczne fakturowanie z systemem EDI
Elektroniczna faktura, którą możemy przesłać za pomocą systemu EDI, ma wiele zalet – zarówno dla wystawcy, jak i dla jej odbiorcy. Przede wszystkim dociera znacznie szybciej, dzięki czemu firma wystawiająca fakturę może liczyć na szybsze pokrycie należności. Nie wymaga również samodzielnego wprowadzania wszystkich danych, co oszczędza nakład pracy. Co ważne, elektroniczne faktury mają identyczny status prawny, co papierowe dokumenty. Są więc wiążące.
Jakie korzyści daje wykorzystywanie systemu EDI w firmie?
Wdrożenie systemu EDI w przedsiębiorstwie przynosi korzyści w wielu aspektach funkcjonowania organizacji. Przyjrzyjmy się więc tym najbardziej istotnym.
Podstawową zaletą stosowania tego rozwiązania jest oczywista oszczędność. Rezygnując z tradycyjnych faktur firma wydaje znacznie mniej na tonery, znaczki pocztowe, stemple. Co więcej, oszczędzamy również czas, a pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki efektywniej. Elektroniczne faktury i inne dokumenty przesyłane przez EDI usprawniają komunikację, ponieważ dane docierają do odbiorcy natychmiast. Co więcej, mamy również pewność, że są one bezbłędne.
Nie bez znaczenia jest również troska o środowisko. Decydując się na elektroniczną wymianę danych unikamy setek papierowych dokumentów, a więc przyczyniamy się do zmniejszenia zużycia wody oraz wycinki drzew. Może to również pozytywnie wpłynąć na wizerunek firmy.
Jak wdrożyć system EDI w swojej firmie?
Obecnie na rynku polskim istnieje kilka firm oferujących systemy EDI dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Jedną z wiodących jest Infinite, która oferuje swoim klientom innowacyjną platformę INFINITE EDI communicator. To nowoczesne, innowacyjne rozwiązanie, które wyróżnia się bardzo konkurencyjną ceną. Co więcej, system ten nie wymaga instalowania żadnego oprogramowania, co jest szczególnie ważne dla stosunkowo niewielkich firm. Komunikację możemy bowiem prowadzić za pomocą platformy dostępnej na stronie www. Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat tego rozwiązania, koniecznie zapoznaj się z ofertą dostępną na stronie https://infinite.pl/oferta-infinite/systemedi.
Podsumowując, każda firma, której zależy na zwiększeniu efektywności swojej pracy oraz oszczędnościach, powinna zastanowić się nad inwestowaniem w nowoczesne technologie usprawniające pracę i komunikację z klientami. System EDI jest jednym z takich rozwiązań. Z roku na rok przybywa firm wykorzystujących podobne technologie, co świadczy o tym, że inwestycja w taki system wymiany danych jest jak najbardziej opłacalna. Tym bardziej, że wszystko wskazuje na to, iż przesyłanie dokumentów w ten sposób prędzej czy później stanie się powszechnie obowiązującym standardem.