Czym się kierować podczas wybierania sali na konferencję?

Czym się kierować podczas wybierania sali na konferencję

Organizacja konferencji wymaga licznych działań. Przygotowanie materiałów, wybór prelegentów, lista uczestników to tylko niektóre z nich. W natłoku obowiązków nie można zbagatelizować jednak najważniejszej kwestii, jaką jest wybór sali konferencyjnej. Trzeba bowiem wiedzieć, że nie każde miejsce tego typu świadczy usługi na wystarczająco dobrym poziomie. Przeczytaj, czym się kierować podczas wybierania sali na konferencję.

Wyposażenie sali

Jedną z najważniejszych kwestii jest wybór sali o odpowiednim wyposażeniu i kubaturze odpowiadającej ilości uczestników konferencji. Powinna być ona przestronna i posiadać wszelkie udogodnienia, które sprawią, że konferencja będzie łatwa w organizacji z technicznego punktu widzenia. Niezbędnym standardem jest dostęp do bezprzewodowego internetu, a także rzutnika i ekranu multimedialnego, tablic do robienia notatek oraz wysokiej jakości nagłośniania. Dobra sala powinna zapewniać uczestnikom wygodną przestrzeń do pracy. Biurka lub stoliki, wygodne krzesła, klimatyzacja, a także dostateczna ilość naturalnego światła, to ważne czynniki, które odpowiadają za komfort.

Warto pamiętać także o tym, że sala konferencyjna powinna mieć wydzieloną przestrzeń do relaksu podczas przerw w pracy – wyjaśnia przedstawiciel hotelu Amber z Gdańska. Jeśli w obiekcie znajduje się więcej sal tego typu, ich wzajemne usytuowanie nie powinno przeszkadzać uczestnikom żadnej z konferencji.

Odpowiednia obsługa

Dobra obsługa hotelowa podczas organizacji konferencji to połowa sukcesu. Pracownicy hotelu, którzy zajmują się obsługą konferencji powinni cechować się sprawnością działania, cierpliwością, a w wielu przypadkach również pomysłowością. W czasie przygotowania oraz przebiegu konferencji może dojść do różnych nieprzewidzianych wydarzeń, a rolą pracowników jest jak najszybsze zaradzenie problemom. Obsługa hotelowa powinna zapewniać wsparcie logistyczne, a także służyć pomocą w trakcie przygotowań, w tym m.in. podczas instalacji sprzętu multimedialnego. Bardzo często pracownicy hotelu zapewniają organizatorom wsparcie również podczas witania gości czy przy rejestracji uczestników konferencji.

Korzystna lokalizacja

Kolejną istotną kwestią jest lokalizacja. Uczestnicy konferencji powinni mieć możliwość łatwego dojazdu na miejsce, zarówno samochodem, jak i przy pomocy innych środków komunikacji. Dlatego też, jeśli chcemy organizować konferencję czy szkolenie poza firmą, warto wybrać salę blisko centrum miasta. Budynek, w którym się znajduje powinien posiadać strzeżony parking, który umożliwi bezpieczne pozostawienie samochodów. Jeżeli do tego konferencja będzie trwała kilka dni, warto wybrać salę konferencyjną w hotelu. Dzięki takiemu rozwiązaniu zapewnimy uczestnikom konferencji dogodny dojazd do budynku, przestrzeń niezbędną do pracy i relaksu po pracy, nocleg oraz wyżywienie. A wszystko to pod jednym dachem, co jest dla organizatora i uczestników ogromnym udogodnieniem.

Wybierając salę na konferencję, warto postawić na sprawdzone miejsce, które ma duże doświadczenie w organizacji przedsięwzięć tego typu. Sala powinna być przestronna i odpowiednio wyposażona technicznie, będzie to bowiem gwarancją wygody dla organizatorów i komfortu dla uczestników.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here