KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur zbliża się wielkimi krokami. Dlatego właściciele małych, średnich i dużych przedsiębiorstw powinni zapoznać się ze szczegółami zmian, które są już nieuchronne. Prowadzisz firmę? Sprawdź już teraz, czym jest KSeF i jak się do tego odpowiednio przygotować.
Krajowy System e-Faktur – czym jest?
Krajowy System e-Faktur to system e-faktur, który pozwala na wystawianie, przechowywanie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Dzięki temu, że są one zapisywane w formie elektronicznej, wyeliminowane zostaje ryzyko zagubienia dokumentu czy też pominięcia ich w trakcie księgowania. Z drugiej strony to także kolejny krok w kierunku cyfryzacji i możliwości skuteczniejszej kontroli przedsiębiorców przez Urząd Skarbowy.
Jak wdrożyć KSeF w swojej firmie?
Do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur konieczne jest posiadanie indywidualnego konta w systemie KSeF. Jeśli nie zajmujesz się księgowością samodzielnie, to znacznie lepszym rozwiązaniem będzie wybranie i zainwestowanie w system finansowo-księgowy, który będzie umożliwiał integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. To świetny sposób na to, aby uprościć proces wystawiania faktur i umożliwić dostęp do systemu większej liczbie pracowników.
Jakie jeszcze zalety zyskasz, gdy zdecydujesz się na opcję integracji wybranego oprogramowania z system e-faktur?
- Lepszy przepływ dokumentów w firmie. Uprawnieni pracownicy zyskają możliwość bezproblemowego wystawiania faktur oraz znajdowania tych, które są im potrzebne do realizowania obowiązków zawodowych. To doskonały sposób na automatyzację w firmie i tym samym też przyspieszenie procesów.
- Renomowane oprogramowania sprawiają, że Twoje dokumenty księgowe są jeszcze lepiej chronione, aby nikt niepowołany nie zyskał do nich dostępu. Oczywiście kluczowe znaczenie ma bezpieczeństwo danych, ale też zapewnienie, że oprogramowanie zostało zaprojektowane w taki sposób, aby spełniało również wymagania prawne.
- Dzięki skorzystaniu z programu zintegrowanego z systemem e-faktur oszczędzasz czas, gdyż nie musisz zajmować się już zarządzaniem przepływem e-faktur. Oprogramowanie zrobi to za Ciebie, a w ten sposób też zautomatyzujesz kolejne procesy w swoim biznesie i realnie zaoszczędzisz czas swój lub swoich pracowników.
- Nie musisz wielokrotnie logować się do systemu Ministerstwa Finansów. Jeśli chcesz usprawnić proces wystawiania faktur, to zewnętrzne, ale zintegrowane narzędzia wydają się zazwyczaj lepszym pomysłem.
Jakie narzędzie do wystawiania faktur wybrać w 2024 roku?
Koniecznie wybierz program do wystawiania faktur, który będzie prosty w obsłudze. Czytelny interfejs sprawi, że zarządzanie fakturami będzie bardziej intuicyjne i zajmie zdecydowanie mniej czasu.
Od kolejnego roku duże znaczenie będzie miało oczywiście to, czy oprogramowanie jest zgodne z wymogami Ministerstwa Finansów i umożliwia integrację z systemem e-faktur. Program musi też zapewniać wystawianie faktur zgodnych ze wzorem, jaki udostępnia MF.
Ogromną zaletą będzie również, to gdy program zapewni automatyczne sprawdzenie poprawności faktur jeszcze przed tym, jak zostaną one wysłane do KSeF.
Jakie jeszcze inne funkcje powinno posiadać warte uwagi narzędzie do wystawiania faktur?
- Możliwość zarządzania uprawnieniami użytkowników. Tak, aby odpowiednie osoby mogły jedynie pobierać faktury, a inne również je wysyłać.
- Wysyłanie faktur zbiorczo do Krajowego Systemu e-Faktur.
- Sprawdzanie statusu wysłanej faktury już z poziomu aplikacji bez konieczności logowania się bezpośrednio do narzędzia MF.
- Pobieranie faktur z KSeF.
- Możliwość stworzenia własnej ścieżki akceptacji faktu, które zostały pobrane z KSeF.
- Wysyłanie powiadomienia o tym, że faktura jest duplikatem.
Oczywiście podczas wybierania narzędzia zwróć uwagę na cenę za dostęp do oprogramowania.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się dużymi krokami, dlatego przedsiębiorcy powinni zapoznać się z tym, czym jest i jak się do niego odpowiednio przygotować. Wdrożenie KSeF wymaga posiadania indywidualnego konta, a zintegrowane z KSeF oprogramowanie, przyczyni się do lepszej kontroli, automatyzacji procesów i oszczędności czasu w firmie.
