Jeśli kiedykolwiek przyszło Ci się zmierzyć z układaniem grafiku pracy dla choćby niewielkiej firmy, z pewnością nie trzeba Ci tłumaczyć, jak trudne i odpowiedzialne jest to zadanie. Tworząc harmonogram, trzeba brać pod uwagę prawo pracy, interesy różnych stron, finansowe możliwości przedsiębiorstwa i zapotrzebowanie na pracowników. Wielu menedżerów i właścicieli firm zabiera się do tego z wyraźną niechęcią, a co gorsza bez wiedzy na temat podstawowych zasad tworzenia harmonogramu pracy. Dowiedz się, jakich pięciu podstawowych kwestii należy przestrzegać przy okazji opracowywania grafiku oraz co może się stać, jeśli owe aspekty zostaną zignorowane…
1. Dbaj o pracowników
O pracowników należy dbać zawsze i bez wyjątku. Jeśli jednak Twoja firma działa w niestandardowych godzinach, np. zatrudniasz ludzi w niedzielę, na nocki albo na kilkunastogodzinne zmiany, musisz przywiązywać do sytuacji kadry szczególną wagę. Wsłuchuj się w potrzeby poszczególnych pracowników i staraj się uwzględniać w grafiku ich prośby o wolne czy wcześniejsze wyjście z pracy. Oczywiście nie wszystko da się zrobić, ale wymaganie od swoich ludzi bezgranicznej dyspozycyjności nigdy nie kończy się dobrze. Zatrudniasz studentów? Matki małych dzieci? Osoby z problemami zdrowotnymi? Zarówno oni, jak i ludzie bez dodatkowych obowiązków i obciążeń mogą mieć życie poza pracą. Uparte zamykanie się na dialog spowoduje jedynie masowe urlopy na żądanie i plagę L4.
2. Umiejętnie szacuj zapotrzebowanie
W danym momencie potrzebujesz tylu pracowników, ile jest pracy do wykonania. Naucz się szacować ilość pracy w skali dnia, tygodnia, miesiąca czy nawet roku. Na kasie, na plantacji truskawek, a nawet przy biurku nie zawsze potrzeba takiej samej liczby rąk do pracy. Nikt nie zna Twojej branży lepiej niż Ty, więc koniecznie uwzględnij jej specyfikę. Pomogą Ci w tym także bezpłatne internetowe narzędzia dostępne m.in. na stronie GrafikOptymalny.pl.
3. Pamiętaj o budżecie
Żadna godzina pracy nie jest za darmo. Żeby zoptymalizować koszty, upewnij się, czy Twój grafik pracy jest zgodny z firmowym budżetem. Unikaj jak ognia zmian na zakładkę, a jednocześnie zawsze bierz poprawkę na nieprzewidziane sytuacje, w tym konieczność zorganizowania nagłego zastępstwa.
4. Przestrzegaj prawa
W Polsce obowiązuje Kodeks Pracy, który określa szczegółowe warunki zatrudnienia, normy godzin pracy i odpoczynków, a także zasady rozliczeń z pracownikami. Nieprzestrzeganie przepisów może skończyć się tragicznie – nawet jeśli zrobisz to nieświadomie, firma może zostać ukarana grzywną w wysokości kilkudziesięciu tysięcy złotych…
5. Dbaj o to, jak widzą Cię inni
Jak cię widzą, tak cię piszą – jeśli grafik pracy w Twojej firmie jest niezgodny z prawem i nie dba o potrzeby pracowników, wpływa to negatywnie na wizerunek przedsiębiorstwa (i to nie tylko w oczach pracowników, ale też jego partnerów czy klientów). Zła rozpiska pociąga za sobą dezorganizację pracy, opóźnienia i nadmierną rotację pracowników. Aby uniknąć takich problemów, spróbuj utworzyć idealny harmonogram czasu pracy na GrafikOptymalny.pl.
