W jaki sposób należy przechowywać dokumenty firmowe?

W jaki sposób należy przechowywać dokumenty firmowe?

Każda firma produkuje tony umów, kwitów, druków i wiele innych rodzajów makulatury. W ich ogromie najważniejsze jest to, jak powinniśmy je przechowywać, aby były nam przydatne przez wiele lat. Wszystko ma jakąś wartość i swoje znaczenie. Dlatego właśnie kwestia przechowywania dokumentów powinna być podnoszona tak często, jak to tylko możliwe. Zatem jak właściwie przechowywać dokumenty firmowe?

Jakie dokumenty powinny być dłużej przechowywane?

Istnieje wiele dokumentów firmowych, które powinny być przechowywane 50 lat. Należą do nich dokumenty pracownicze, czyli takie, które dotyczą samego stosunku pracy. W tym aspekcie pracodawca nie musi przechowywać wniosku urlopowego dłużej niż 2 lata. Istnieją także inne odstępstwa od zasady. Dokumentacja dotycząca wypadków powinna być przechowywana przez 25 lat tylko wówczas, jeżeli doprowadziły one do inwalidztwa lub śmierci. W pozostałych przypadkach limit wynosi 10 lat. Większość dokumentów pochodzących z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powinny być przechowywane przez 5 lat, chyba że są datowane przed 2012 rokiem. Wówczas okres ich przechowywania jest dwukrotnie dłuższy.

Co może zaszkodzić dokumentom?

Papier nie jest trwały, a pod wpływem kwasów cząsteczki celulozy rozpadają się i nikną. Dlatego właśnie, aby chronić dokumentację firmową, należy przechowywać dokumenty w specjalnych teczkach lub pojemnikach o środowisku pH powyżej 7 (optimum 7,5 – 10). W ten sposób ochronimy papier i nie dopuścimy do jego zniszczenia i zniknięcia dokumentów firmowych. Wszystkie narzędzia używane do przechowywania dokumentów powinny być wykonane z wysokiej jakości materiałów, a dodatkowo możemy im zapewnić dostęp do rezerwy alkaicznej (np. węglanu wapnia).

Przechowywanie dokumentów firmowych i pracowniczych jest określone przez prawo, a restrykcyjność przepisów może nas kosztować, w przypadku gdy nie dotrzymamy ich warunków. Dlatego warto wiedzieć w jaki sposób składować dokumenty, przez ile lat je przetrzymywać oraz co zrobić, aby nie pozwolić im zniknąć.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here