Przechowywanie dokumentów księgowych – najważniejsze zasady i terminy

Przechowywanie dokumentów księgowych – najważniejsze zasady i terminy

Przedsiębiorcy są zobowiązani do gromadzenia oraz przechowywania dokumentów księgowych. Tak określa ustawa o rachunkowości. Warto dokładnie zapoznać się z najważniejszymi, obowiązującymi przepisami i rozporządzeniami, by uniknąć kłopotów z prawem. O sposobie archiwizacji danych oraz najważniejszych terminach, o których trzeba pamiętać, porządkując dokumenty, piszemy w tym artykule.

Przechowywanie dokumentacji księgowej zgodnie z ustawą o rachunkowości

Najważniejszym dokumentem, który zobowiązuje firmy i jednostki do gromadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej, jest ustawa o rachunkowości, a dokładniej art. 4 ust. 3 pkt 6 oraz art. 10 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z zapisami każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte w firmie zasady – politykę rachunkowości, a szczególnie dotyczące:

  • określenia tzw. roku obrotowego wraz z wchodzącymi w jego skład okresami sprawozdawczymi;
  • ustalenia wyniku finansowego, metod wyceny aktywów i pasywów;
  • sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych;
  • systemów służących ochronie danych osobowych oraz ich zbiorów (dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, innych dokumentów).

Za formę i metody powyższych działań odpowiada kierownik, a zobowiązuje go do tego art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z kolei art. 13 ust. 1 tej ustawy określa zakres, jaki obejmują księgi rachunkowe, a są to: zbiory księgowe, zbiory obrotów (sumy zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia (obrotów, sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych), a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Obecnie powszechne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych z wykorzystanie zasobów rachunkowości elektronicznej w postaci zorganizowanych zbiorów danych na osobnych komputerach. Może to być baza danych lub jej wyodrębnione części bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Niezbędne jest w tym przypadku, zgodnie z ustawą, posiadanie odpowiedniego oprogramowania pozwalającego na pozyskiwanie informacji.

Księgi rachunkowe – warunki archiwizacji

Księgi rachunkowe powinny być:

  • trwale oznaczone pełną nazwą lub skrótem jednostki, której dotyczą;
  • opisane nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej;
  • sygnowane nazwą programu, który przetwarza tę dokumentację;
  • uporządkowane według roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia;
  • przechowywane w określonej kolejności ze szczególną starannością.

Warunki przechowywania dokumentacji księgowej

Informuje nas o nich rozdział 8 ustawy o rachunkowości zatytułowany: „Ochrona danych” oraz przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 Ordynacja podatkowa (DZ. U. z 2017 r. poz. 201 z późn. zmianami). Za dokumentację księgową uważane są księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentarza, sprawozdania finansowe czy dokumenty opisujące politykę rachunkowości. Dokumentacja musi być tak przechowywana, by zapobiec ewentualnym zmianom i rozpowszechnianiu jej przez osoby przypadkowe. Musi być także zabezpieczona przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Określa to art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

W przypadku dokumentacji w formie elektronicznej należy:

  1. Wykorzystywać odporne na różnorodne zagrożenia nośniki danych.
  2. Podejmować różnorodne środki ochrony zewnętrznej.
  3. Regularnie tworzyć kopie zapasowe zbiorów danych zapisanych na nośnikach elektronicznych. Trzeba zapewnić tzw. trwałość zapisu informacji dot. systemu rachunkowości przez cały okres określony ustawą, co do przechowywania ksiąg rachunkowych.
  4. Zapewnić ochronę programów komputerowych oraz danych w systemie przed dostępem i zniszczeniem, stosując różne rozwiązania programowe i organizacyjne.

Terminy przechowywania dokumentacji określa art. 74 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Oblicza się je od początku roku następującego po roku obrotowym. Po przygotowaniu i zatwierdzeniu sprawozdań finansowych należy dokumentację zasad, rachunki księgowe i sprawozdania przechowywać w oryginalnej postaci. Trzeba ustalić porządek przechowywania, ale z uwzględnieniem podziałów na okresy sprawozdawcze. Roczne zbiory dowodów księgowych oraz dokumentacji inwentaryzacyjnych powinny być oznaczone ich nazwą, rodzajem oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych elektronicznie należy wziąć pod uwagę, że system ochrony zbiorów danych może nie zapewnić możliwości odczytu zapisów przez wymagany ustawą okres. Trzeba więc z odpowiednim wyprzedzeniem zabezpieczyć dane przed ich utratą.

Terminy archiwizacji dokumentów księgowych

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej zgłoszonej w Dzienniku Ustaw z 2017 roku – pozycja 201 ze zmianami, podatnik ma obowiązek takiego prowadzenia ksiąg podatkowych, by móc je przechowywać, podobnie jak związaną z nimi dokumentację. Czyni tak do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kiedy ustawy podatkowe stanowią inaczej, warto skorzystać z pomocy pracownika np. biura rachunkowego Warszawa, który doradzi najkorzystniejsze rozwiązania. Przedawnienie podatkowe mija wraz z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego. Mówi o tym art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Jeśli termin płatność podatku dochodowego przypada w kolejnym roku, okres przechowania także wydłuża się o rok. Należy też zwrócić uwagę na dowody, na podstawie których ustalono wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialne i prawne.

Czas przechowywania dokumentacji pracowników

Pracodawcy są zobowiązani do przechowania listy płac, karty wynagrodzeń oraz innych dokumentów określonych np. w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 887 z późn. zm.). Pracodawca musi przechowywać dokumenty przez 50 lat od dnia zakończenia przez osobę ubezpieczoną pracy. Artykuł 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 2012 r. z kolei mówi o tym, że płatnik ma obowiązek przechowywać przez 5 lat kopie deklaracji rozliczeniowych, miesięcznych raportów imiennych oraz innych dokumentów korygujących. Jeśli dokumentacja ta została dostarczona do ZUS-u przed dniem 1 stycznia 2012 roku, to płatnik powinien przechowywać ją przez 10 lat.

Co dalej z dokumentacją?

  1. Po upływie terminu przechowywania dokumentacji kierownik jednostki może zdecydować o jej  likwidacji. Ustala także sposób jej zniszczenia. Kierownik ponosi odpowiedzialność za nadzór nad dokumentacją księgową. W przypadku likwidacji dokumentów warto sporządzić protokół, by wykazać, jakie dokumenty zostały zniszczone. W protokole powinny zostać uwzględnione osoby odpowiedzialne za likwidację.
  2. W przypadku jednostek księgowych, które zakończyły swoją działalność przed upływem terminu wymaganego ustawowo, art.76 ust. 1 uchwały o rachunkowości jasno określa, że dokumentacja musi być przechowywana przez wskazaną jednostkę lub osobę.
  3. Jeśli następuje połączenie jednostek lub przekształcenie się formy prawnej jednostki, to dokumentację obowiązkowo przechowuje ta jednostka, która kontynuuje pracę. O takiej sytuacji jest powiadamiany sąd albo inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Profesjonalna archiwizacja dokumentów księgowych

O dokumentację księgową trzeba dbać i ją skutecznie zabezpieczyć. Nie można pójść na kompromisy, ale trzeba szukać optymalnych rozwiązań dla swojej firmy czy jednostki. Niedotrzymanie terminów grozi poważnymi konsekwencjami. Mówi o tym art. 5 ust. 4 Uchwały o rachunkowości. Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji powinno być tak zorganizowane, aby w czasie kontroli skarbowej, kontroler miał łatwy dostęp do niej. Jeśli dokumenty księgowe będzie archiwizować wynajęte biuro rachunkowe, to należy tę informację zgłosić do miejscowego US w terminie 15 dni od dnia wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi. W razie wątpliwości dotyczących gromadzenia danych, przechowywania ich oraz terminów przechowywania, koniecznie zwróć się do zaufanego biura rachunkowego oferującego doradztwo prawne, które będzie stanowić cenne wsparcie w tym zakresie.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here