Prowadzenie firmy to również konieczność zadbania o odpowiednią dokumentację prowadzonej działalności. Jak jednak nie pogubić się w zgromadzonych dokumentach i jak skutecznie je przechowywać i archiwizować?
Prowadząc nawet małą firmę trzeba liczyć się z koniecznością gromadzenia różnorakiej dokumentacji. Wszelkie faktury, czy też umowy między klientami muszą być poświadczone odpowiednimi dokumentami. Zatem bez względu czy prowadzicie mały biznes, czy też ogromną korporację problem segregacji i uporządkowania dokumentów prędzej, czy też później was dopadnie. W poniższym poradniku postaramy się zatem podpowiedzieć wam jak uniknąć chaosu z dokumentami i jak zadbać o porządek w firmie.
Jak przechowywać dokumenty?
Zacznijmy zatem od tego, iż metod na przechowywanie firmowych dokumentów jest bardzo dużo. Można do tego celu wykorzystać zarówno szuflady czy też głębokie szafki. Nie jest to jednak jedyny sposób podejścia do tematu organizacji dokumentów w biurze. Równie dobrym rozwiązaniem mogą okazać się archiwizacyjne pudełka zbiorcze. Są one bardzo pojemne a dzięki swojej konstrukcji umożliwiają przechowywanie dokumentów we wszelkich wnękach czy też na meblach. Tańszym rozwiązaniem jest postawienie na klasyczne pudełka tekturowe. Najlepiej takie z uchwytami do ułatwionego przenoszenia. Pudełka tego typu, jak i segregatory archiwizacyjne w atrakcyjnych cenach można spotkać w ofercie takich firm jak e-Hurtownia Opakowań.
Metodyka segregacji dokumentów, czyli jak odnaleźć się w chaosie
Oprócz tego należy pamiętać, aby przyjąć jeden nadrzędny sposób segregowania dokumentów. Można zatem postawić tutaj na rozdzielenie dokumentacji według dat i wszelki faktury z danego roku czy też kwartału łączyć ze sobą. Innym podejściem jest przechowywanie dokumentów według nazwy firmy klienta. Bez względu na to, jaką metodę wybierzecie pamiętajcie, aby konsekwentnie się jej trzymać. W przeciwnym wypadku łatwo się pogubicie.
Segregator najlepszym ratunkiem na chaos w dokumentach
Zalecaną metodą przechowywania dokumentów jest umieszczenie ich w segregatorze. Oczywiście bardzo istotne będzie, aby taki segregator odpowiednio opisać. Jeżeli zadbamy o odpowiednie etykiety wtedy będziemy mieć pewność, iż w razie konieczności odnalezienia potrzebnego dokumentu bez problemu będziemy wiedzieć gdzie go szukać.
Dobrym pomysłem jest również wykonywanie skanów najbardziej potrzebnych dokumentów i trzymanie ich w wersji cyfrowej na komputerze. Dzięki temu nawet w razie konieczności uzyskania do nich szybkiego dostępu będziemy w stanie dokonać tego bez konieczności sprawdzania zawartości biurowego archiwum.
Długość życia dokumentów, czyli kiedy można pozbyć się zgromadzonych umów lub faktur.
Przechowując firmowe dokumenty trzeba zdawać sobie sprawę, że niektóre z nich musimy archiwizować wyłącznie przez określony czas. Tak więc wszelkiego rodzaju faktury za takie opłaty, jak prąd czy gaz możemy wyrzucić po upływie pięciu lat. Pod koniec każdego roku warto zatem przeglądnąć starsze dokumenty i jeżeli istnieje taka możliwość zrobić więcej miejsca poprzez pozbycie się tych, które straciły ważność.
Oczywiście pewnych dokumentów nie należy się pozbywać pod żadnym pozorem i trzeba je przechowywać bez względu na upływ czasu.
Porządek w biurze – liczy się systematyczność.
Aby mieć pewność, że zawsze będziemy mogli cieszyć się porządkiem w firmowych papierach musimy postawić na systematyczność. Jeżeli postanowimy po prostu pewnego dnia, że chcemy mieć porządek w firmowych dokumentach to zostaniemy po prostu przytłoczeni ilością zgromadzonych dokumentów. Dużo lepszym podejściem jest zatem ich archiwizacja na bieżąco. Najlepiej wybrać sobie jeden dzień w tygodniu czy też miesiącu i wtedy odpowiednio posegregować zgromadzoną dokumentację. Dzięki takiemu podejściu będziemy zawsze mieć pewność, że wszelkie dokumenty znajdują się dokładnie tam gdzie powinny.
